kintone AI 活用方法｜標準機能と連携プラグインの事例で業務効率化

kintoneAIがリリースされたと聞いたものの、具体的にどのような機能があり、自社の業務にどう活かせるのか分からず悩んでいる方もいるかもしれません。
この記事を読めば、標準機能でできることと外部AIとの連携で可能になることの違いが明確になり、具体的な活用事例を通して自社に最適な導入方法や運用フローを検討できるようになります。

自社の課題解決にどのAI機能や連携サービスが合うのか、具体的な活用イメージを掴むことが可能です。

この記事でわかること
・ kintoneでAIを活用するための2つの主要な方法
・ 標準機能と外部連携プラグインで実現できることの具体的な違い
・ コストや目的に応じて最適なAI導入方法を選ぶためのポイント
・ 部署や業務ですぐに実践できる具体的なAI活用事例

kintoneでAIを活用する2つの主要な方法

kintoneでAIを業務に導入するには、大きく分けて2つの方法が存在します。
一つは、kintoneのスタンダードコース以上に標準で搭載されている「kintoneAI」を利用する方法です。
もう一つは、ChatGPTやAI-OCRといった外部のAIサービスとkintoneを連携させるためのプラグインを導入する方法で、より専門的で高度な機能の実現を目的とします。

それぞれの方法で利用できる機能や特徴が異なるため、自社の目的や課題に応じて適切な手段を選択することが重要です。

標準搭載されている「kintone AI」で実現できること

kintoneに標準搭載されているAI機能は、スタンダードコース以上の契約であれば、特別な追加契約なしで利用を開始できる点が大きな特徴です。
この機能には、複数のアプリから横断的に情報を探し出す「検索AI」、目的を伝えるだけでアプリを自動生成する「アプリ作成AI」、長文のコメントを要約する「スレッド要約AI」、蓄積されたデータを分析する「レコード一覧分析AI」などが含まれます。

これらの機能は、日常的な情報検索、アプリ開発、データ分析といった幅広い業務の手間を削減し、kintoneの利便性を向上させます。

外部AI連携プラグインで可能になる高度な機能

外部AI連携プラグインを導入すると、kintoneの標準機能だけでは実現できない、より高度で専門的なAI活用が可能になります。
例えば、ChatGPTと連携するプラグインを使えば、kintoneに蓄積されたデータに基づいた自由な文章生成や、より複雑な質疑応答が実現します。
また、AI-OCRサービスと連携すれば、紙の請求書や手書きのアンケートといったアナログ文書を読み取り、自動でkintoneにデータ登録することも可能です。

このように、特定の業務に特化した高度な機能や、特定のAIモデルを利用したい場合に外部連携が有効な選択肢となります。
標準機能でできることの理解を深めたうえで、これらの高度な機能が必要かを判断するのが良いでしょう。

まずはここから！kintone AI（標準機能）で業務を効率化する6つの使い方

kintoneAIの標準機能は、日々の業務を効率化するための便利な機能が揃っています。
追加コストをかけずにすぐに試せるため、AI活用の第一歩として最適です。
ここでは、具体的な6つの機能について、それぞれの使い方と活用イメージを紹介します。

これらの事例を参考に、自社の業務にどのように取り入れられるかを考えてみてください。

複数アプリを横断して必要な情報を瞬時に探し出す「検索AI」

「検索AI」は、kintone内の複数のアプリに分散して保存されている情報を、自然な言葉で質問するだけで探し出せる機能です。
例えば、「先月のA社との商談に関する議事録と、関連する見積もりを探して」といった曖昧な指示でも、AIが意図を汲み取って関連情報を横断的に検索し、結果を提示します。
これにより、必要な情報を探すために各アプリを一つひとつ確認する手間が省け、情報検索の時間を大幅に短縮できます。

作りたいアプリのイメージを伝えるだけで自動作成する「アプリ作成AI」

「アプリ作成AI」は、プログラミングの知識がない人でも簡単にアプリを開発できる機能です。
「案件管理アプリを作りたい。顧客名、商談日、金額、進捗状況の項目が必要」のように、作りたいアプリの概要を文章で伝えるだけで、AIが自動的に適切なフィールドを配置したアプリの雛形を生成します。

手動でフィールドを一つずつ設定する手間が不要になるため、アプリ作成のハードルが下がり、業務改善のスピードが向上します。
kintoneの機能・料金から使い方については「kintoneの機能・料金・使い方」で詳しく紹介しています。

複雑な業務フローを対話形式で簡単に設定する「プロセス管理設定AI」

「プロセス管理設定AI」は、経費申請や稟議といった業務の承認フローを、AIとのチャット形式で簡単に設定できる機能です。
「課長の承認後、部長の承認が必要」といった条件を対話形式で伝えるだけで、AIがプロセス管理の設定を自動で行います。

従来は設定が複雑で敬遠されがちだったプロセス管理も、この機能を使えば直感的に構築でき、業務プロセスの標準化と効率化をスムーズに進めることが可能です。

長文のコメントやスレッド内容を要点だけ抜き出して要約する「スレッド要約AI」

「スレッド要約AI」は、kintoneアプリのレコード上で長くなったコメントのやり取りや議論の経緯を、AIが自動で要約してくれる機能です。
途中からプロジェクトに参加したメンバーや、多忙で議論を追い切れなかった担当者も、この機能を使えば短時間で要点を把握できます。
過去の経緯を確認するために長いスレッドを遡って読む必要がなくなり、情報のキャッチアップにかかる時間を大幅に削減します。

蓄積されたレコードデータを多角的な視点から分析する「レコード一覧分析AI」

「レコード一覧分析AI」は、アプリに蓄積された大量のレコードデータを、専門的な知識なしに分析できる機能です。
例えば、売上管理アプリで「商品カテゴリ別の売上傾向を教えて」と質問すると、AIがデータを分析し、傾向やインサイトを文章で回答してくれます。
グラフ作成や集計の手間をかけることなく、データに基づいた意思決定を迅速に行えるようになり、データ活用の幅が広がります。

作成したアプリの設定内容をAIがレビューし改善点を提案する「アプリ設定レビューAI」

「アプリ設定レビューAI」は、自身が作成したアプリの設定内容をAIが診断し、改善点を提案してくれる機能です。
例えば、フィールドの設定に非効率な点はないか、より良い運用方法はないかといった観点からレビューを行い、具体的な改善案を提示します。
これにより、kintoneの運用スキルに自信がない人でも、専門家のアドバイスを受けるようにアプリの品質を高めることが可能です。

これらの便利な標準機能を踏まえ、さらに高度なAI活用が必要かどうかを検討することが次のステップとなります。

標準機能と外部連携プラグインはどちらを選ぶべき？目的別の選び方

kintoneでのAI活用において、標準機能と外部連携プラグインのどちらを選ぶべきかは、目的によって異なります。
コストを抑えたいのか、特定の高度な機能を使いたいのかなど、自社のニーズを明確にすることが重要です。
ここでは、3つの異なる目的に焦点を当て、それぞれの場合にどちらの選択肢が適しているかを解説します。

この選び方を参考に、自社に最適なAIの導入方法を見極めてください。

コストを抑え手軽にAIを試したいなら標準機能がおすすめ

まずはコストをかけずにAIの有効性を試してみたい、という場合にはkintoneの標準機能が最適です。
スタンダードコース以上を契約していれば追加料金は不要で、すぐにAI機能を業務に取り入れることができます。
情報検索の効率化や簡単なデータ分析など、日常業務のちょっとした手間を削減する用途であれば、標準機能で十分な効果を実感できるケースが多いです。

初期投資を抑え、スモールスタートでAI活用を始めたい企業にとって、最も手軽な選択肢と言えます。

ChatGPTなど特定のAIモデルを活用したいなら外部連携プラグイン

より高度な文章生成や専門的な分析を行いたい、あるいはChatGPTのような特定の高性能AIモデルを活用したいという明確な目的がある場合は、外部連携プラグインの導入を検討すべきです。
プラグインを利用すれば、kintone内のデータを活用して自由なプロンプトで指示を出したり、チャット形式で対話しながら業務を進めたりといった、標準機能にはない柔軟な使い方が可能になります。
特定のAIモデルが持つ能力を最大限に引き出したい場合に適しています。

紙の書類や帳票をデータ化したいならAI-OCR連携が必須

請求書、納品書、アンケート用紙といった紙媒体の書類を手作業でデータ入力している業務を自動化したい場合、AI-OCRとの連携が必須となります。
kintoneの標準機能には、紙の書類を読み取ってテキストデータ化するOCR機能は含まれていません。
AI-OCR機能を備えた外部サービスと連携することで、手書き文字や様々なフォーマットの帳票を高い精度で読み取り、自動でkintoneのアプリにレコードとして登録する仕組みを構築できます。

アナログ業務のDXを目指す上で、これらの具体的な活用事例は大きなヒントになるでしょう。

【部署・業務別】明日から使えるkintone AIの具体的な活用事例5選

kintoneAIが実際の業務でどのように役立つのか、具体的な活用イメージを持つことが導入成功の鍵です。
ここでは、営業、総務、マーケティング、経理、開発といった5つの部署・業務に焦点を当て、明日からでも実践できるAIの活用事例を紹介します。
自社の業務フローと照らし合わせながら、AIによる効率化の可能性を探ってみてください。

営業部門：商談記録を自動で要約し、日報作成の手間を大幅に削減

営業担当者は、商談後にその内容を記録し、日報として報告する作業に多くの時間を費やしています。
この事例では、商談の議事録やメモをkintoneの案件管理アプリに貼り付け、「スレッド要約AI」を活用します。
AIが長文の記録から要点を自動で抽出し、簡潔なサマリーを作成するため、担当者はその内容を確認・修正するだけで日報が完成します。

報告書作成の時間が大幅に削減され、本来の営業活動により多くの時間を割くことが可能になります。

総務・情シス部門：過去の問い合わせ履歴からFAQを自動生成し、対応を効率化

総務部や情報システム部門には、社内から同様の問い合わせが繰り返し寄せられることが少なくありません。
この事例では、問い合わせ管理アプリに蓄積された過去の対応履歴データを活用します。
外部AI連携プラグインなどを使い、頻出する質問とそれに対する回答のパターンを分析させ、FAQコンテンツを自動で生成します。

これにより、担当者が毎回同じ質問に答える手間が省けるだけでなく、社員が自己解決できる環境が整い、部門全体の業務効率が向上します。

マーケティング部門：アンケート結果をAIが分析し、顧客インサイトを抽出

顧客満足度調査や商品アンケートで得られる自由回答欄のテキストデータは、貴重な顧客の声ですが、その分析には多大な労力がかかります。
この事例では、アンケート結果を格納したアプリで「レコード一覧分析AI」を利用します。
AIに「ポジティブな意見とネガティブな意見の傾向を教えて」と指示するだけで、膨大なテキストデータから顧客の要望、不満、評価のポイントなどを自動で抽出し、傾向を分析します。

これにより、マーケティング担当者は迅速に顧客インサイトを把握し、次の施策に活かすことができます。

経理部門：請求書や領収書をAI-OCRで読み取り、手入力作業を自動化

経理部門では、取引先から送られてくる大量の紙の請求書や、社員が提出する領収書の処理に多くの時間を要します。
この事例で活用するのは、AI-OCRとの連携機能です。
請求書や領収書をスキャナーやスマートフォンで読み取ると、AI-OCRが発行元、日付、金額といった必要な情報を自動で抽出し、kintoneの経費精算アプリや支払管理アプリにデータとして登録します。

手入力作業がほぼゼロになり、入力ミスを防ぎながら経理業務を大幅に高速化します。

開発部門：アプリの仕様レビューをAIに任せて、設定ミスや改善点を早期発見

業務部門の担当者が自らkintoneアプリを作成する際、設定の不備や非効率な設計に気づかないことがあります。
この事例では、「アプリ設定レビューAI」が活躍します。
担当者が作成したアプリをこの機能でチェックすることで、AIが設定上の問題点や、より効率的な運用につながる改善点を自動でリストアップします。

開発の専門家がいなくても、アプリの品質を一定以上に保つことができ、リリース後の手戻りやトラブルを未然に防ぎます。
このように実用的なAIですが、利用にあたってはいくつかの注意点を理解しておくことが不可欠です。

導入前に必ず確認！kintone AI利用時の料金体系と注意点

kintoneAIを導入する前には、その料金体系や利用上の条件、セキュリティに関する点を正しく理解しておくことが重要です。
特に、利用量の上限に関わる「AIクレジット」の仕組みや、利用可能なライセンスコースは必ず確認すべきポイントです。
これらの注意点を事前に把握することで、導入後の思わぬトラブルや想定外のコスト発生を防ぐことができます。

AIクレジットとは？利用上限と消費量の仕組みを解説

kintoneAIの利用は完全な無料使い放題ではなく、「AIクレジット」というポイントを消費する仕組みになっています。
このクレジットは、契約しているユーザー数に応じて毎月一定量が無料で付与されます。
例えば、「レコード一覧分析AI」で1回分析を行うと5クレジット、「スレッド要約AI」で1回要約すると3クレジット、といったように、利用する機能ごとに消費量が定められています。

付与されたクレジットの上限を超えて利用することはできないため、どの機能がどれくらい使われているかを把握し、計画的に活用することが求められます。

kintone AIの利用に必須となるライセンスコースの条件

本記事で紹介したkintoneAIの標準機能は、すべてのkintoneユーザーが利用できるわけではありません。
これらの機能を利用するためには、kintoneの「スタンダードコース」以上のライセンス契約が必須条件となります。
エントリーレベルの「ライトコース」では、kintoneAIの機能は提供されていません。

現在ライトコースを利用中の企業がAI活用を検討する場合は、スタンダードコースへのアップグレードが必要になる点を念頭に置く必要があります。

セキュリティは万全？入力データがAIの学習に利用される心配はないか

AIを利用する上で、自社の機密情報や顧客データがAIモデルの学習に利用されてしまうのではないか、というセキュリティ上の懸念は非常に重要です。
この点について、kintoneAIはマイクロソフト社のAzureOpenAIServiceを基盤としており、入力したデータが外部のAIモデルの学習に再利用されることはないと明言されています。

通信も暗号化されており、kintoneが定めるセキュリティ基準に準拠しているため、安心して利用することが可能です。
これらのポイントを理解した上で、よくある具体的な質問への回答を見ていきましょう。

kintoneのAI活用に関するよくある質問

kintoneのAI活用を検討する中で、多くの方が抱く疑問について解説します。
標準機能と外部連携の違いや、特定の業務への応用方法など、具体的な質問に簡潔に回答します。

kintoneでChatGPTのようなAIを使うには、どのような設定が必要ですか？

kintoneでChatGPTのような対話型AIを利用するには、ChatGPT連携に対応した外部プラグインの導入が必要です。
標準機能では直接利用できません。
プラグインを導入後、別途契約したOpenAI社のAPIキーをkintone上で設定することで、kintone内のデータを参照しながらチャット機能などを使えるようになります。

kintone標準のAI機能と、外部のAI連携プラグインの主な違いは何ですか？

主な違いは、機能のカスタマイズ性とコストです。
標準機能は追加費用なしで利用できますが、検索や要約など用途が定められています。
一方、外部AI連携プラグインは別途費用が発生するものの、ChatGPTなど特定のAIモデルを選んだり、業務に合わせた独自のプロンプトを設計したりと、高度で柔軟な機能を実現できます。

請求書のデータをkintoneに自動で取り込むAI活用方法はありますか？

AI-OCR機能を備えた外部連携サービスを利用することで実現できます。
紙の請求書をスキャンすると、AI-OCRが記載された文字情報を自動で読み取り、kintoneの経費精算アプリなどにデータとして登録します。
この機能により、手入力の作業をなくし、経理業務を大幅に効率化することが可能です。

まとめ

kintoneでAIを活用するには、追加費用不要で手軽に始められる「標準機能」と、ChatGPT連携やAI-OCRなど高度な処理が可能な「外部連携プラグイン」の2つの方法があります。
標準機能には検索、アプリ作成、要約、分析といった業務効率化に役立つ機能が揃っており、AI活用の第一歩として有効です。
一方、特定のAIモデルの利用や紙書類のデータ化といった専門的なニーズには、外部連携プラグインの導入が適しています。

自社の課題や目的に応じてこれらの選択肢を適切に使い分けることで、kintoneを活用した業務改善をさらに推進できます。